Основные приёмы редактирования в microsoft excel
1. Выделение ячеек и диапазонов ячеек
Выделение выполняется для
обозначения диапазона, к которому должна относиться следующая команда или
функция.
Выделенный на рабочем
листе диапазон всегда имеет прямоугольную форму. Наименьшей структурной
единицей диапазона является ячейка. Активная ячейка (в которой находится
указатель ячеек) считается выделенной. Все выполняемые команды относятся только
к активной ячейке или к выделенному диапазону.
1.1. Выделение диапазона ячеек
Диапазон ячеек выделяется
путем перемещения указателя мыши при нажатой левой кнопке в нужном направлении.
Эту операцию можно
выполнить и с помощью клавиатуры: переместитесь на первую ячейку, которую нужно
выделить, нажмите клавишу Shift и,
удерживая её, с помощью клавиш управления курсором выделите весь диапазон.
Выделение строк и
столбцов осуществляется путём щелчка на их заголовках. Удерживая при этом
кнопку мыши и перемещая её указатель, можно выделить несколько строк и
столбцов.
При выделения столбца с
помощью клавиатуры нужно разместить указатель в выделяемом столбце и нажать
комбинацию клавиш Ctrl + пробел. Для
выделения всей строки предназначена комбинация клавиш Shift + пробел.
Выделить всю таблицу от
начала до конца позволяет комбинация клавиш Ctrl + Shift + End, а любую часть таблицы от активной ячейки до
начала – комбинация клавиш Ctrl + Shift + Home.
Если таблица не содержит
пустых строк и столбцов, гораздо проще выделить ее с помощью клавиш Ctrl + * (* на цифровом блоке
клавиатуры). В этом случае выделяется диапазон ячеек вокруг активной ячейки, который
тянется до первой пустой строки и первого пустого столбца.
Для выделения всего
рабочего листа можно воспользоваться кнопкой, которая расположена на
пересечении заголовков строк и столбцов, или комбинацией клавиш Ctrl + A.
Существует еще один
способ быстрого выделения диапазонов, при котором используется мышь. Он состоит
в следующем. Необходимо установить указатель ячейки в левой верхней ячейки
выделяемого диапазона и, удерживая нажатой клавишу Shift, выполнить щелчок на правой нижней ячейке выделяемого
диапазона. При этом не имеет значения, содержит ли выделяемый диапазон пустые
строки или столбцы.
Выделение несмежных
диапазонов выполняется в том случае, если действие команды должно распространяться
на ячейки, расположенные в разных частях таблицы. Например, их можно удалить, отформатировать
или ввести в них данные. Выделенные несмежные диапазоны нельзя перемещать или
копировать.
Несмежные диапазоны
выделяются с помощью мыши при нажатой клавише Ctrl. Можно также нажать комбинацию клавиш Shift + F8. При этом в строке состояния появится
индикатор добавления нового диапазона (ДОБ).
В этом режиме последовательно выделяются все диапазоны. Использовать можно мышь
либо клавиатуру.
Для отмены выделения
достаточно выполнить щелчок вне выделенного фрагмента или нажать одну из клавиш
управления курсором.
1.2. Выделение ячеек по заданным критериям
Excel предоставляет
возможность выделения ячеек, отвечающих заданному критерию. При использовании
этой функции следует выделить диапазон, в котором должен происходить поиск
нужных ячеек. В противном случае действие функции распространится на весь
рабочий лист.
В качестве примера
рассмотрим поиск ячеек, содержащих формулы.
Для этого выделите весь
рабочий лист и выберите команду Правка | Перейти или нажмите клавишу F5, чтобы открыть диалоговое окно Переход. Щёлкните в этом диалоговом
окне по кнопке Выделить. В
результате появится диалоговое окно Выделение
группы ячеек для указания критерия выделения ячеек (рис. 1).
По умолчанию в области Выделить диалогового окна Выделения группы ячеек активизирован переключатель примечания. Чтобы выделить ячейки,
содержащие формулы, следует активизируйте переключатель формулы.
Рис.1.
Диалоговое окно, позволяющее задать критерий выделения ячеек
Критерий выделения ячеек
с формулами можно конкретизировать, поскольку вследствие установки
переключателя формулы (а также
переключателя константы) становятся
доступными четыре опции для уточнения критерия, описанные в табл.
В диалоговом окне Выделение
группы ячеек находятся и
другие переключатели, с помощью которых можно автоматически выделить ячейки определенного
типа.
Опции для
уточнения критерия поиска ячеек Таблица
|
Опция |
Назначение |
|
Числа |
Выделение ячеек, в которых
в результате вычисления формул получены числовые значения |
|
Текст |
Выделение ячеек, в которых
в результате вычисления формул получен текст |
|
Логические |
Выделение ячеек, в которых
в результате вычисления формул получено логическое значение |
|
Ошибки |
Выделение ячеек, в которых
в результате вычисления формул появились сообщения об ошибках |
2. Редактирование содержимого ячеек
Существуют различные
способы редактирования содержимого ячеек. Наиболее быстрый и простой способ – запись
новой информации поверх старой.
В случае незначительных
ошибок лучше не переписывать, а редактировать данные в ячейках. Для этого
следует активизировать режим редактирования, выполнив двойной щелчок на ячейке,
вследствие чего в ней появится курсор ввода. Перейти в указанный режим
позволяет также функциональная клавиша F2.
Для удаления информации из ячеек их нужно выделить и, щёлкнув на них
правой кнопкой мыши, выбрать в появившемся контекстном меню команду Очистить содержимое или нажать клавишу Del. Хотя содержимое ячеек будет удалено, их
форматирование сохранится. Соответственно можно ввести новые значения с тем же
самым форматом. Чтобы посмотреть на все возможные способы очистки, выберите
команду Правка | Очистить. Появится
меню с дополнительными параметрами, с помощью которых можно снять форматирование,
удалить примечания и т.п.
2.1. Перемещение и копирование ячеек
В Excel содержимое каждой
ячейки может быть перемещено или скопировано. Содержимое ячеек, в которые
вставляются переносимые (или копируемые) данные, автоматически удаляется. Чтобы
избежать этого, в ту область электронной таблицы, в которую вы хотите перенести
данные, необходимо вставлять пустые ячейки.
Excel позволяет
перемещать и копировать содержимое столбца или строки, а также выделенного
диапазона ячеек. Выделенный диапазон ячеек можно перемещать и копировать в
другие приложения посредством буфера обмена.
Для перемещения или
копирования с помощью меню поместите выделенные ячейки в буфер обмена с помощью
команды Вырезать или Копировать из меню Правка.
Данные, содержащиеся в буфере, могут
быть вставлены в необходимое место рабочей области Excel или другого приложения.
Для вставки установите указатель ячейки в нужное место и выберите команду Правка | Вставить. Для копирования
через буфер обмена можно также пользоваться кнопками панели инструментов Стандартная.
Быстрее всего можно
переместить группу ячеек, просто перетащив их на новое место. Используя технику
«перетащить и оставить», можно редактировать лист эффективным и наглядным способом.
Для этого нужно выделить группу ячеек и затем поместить указатель мыши в на
границу выделенного диапазона. Когда он примет форму стрелки, нажмите левую
кнопку мыши и перетащите указатель на новое место. Как только вы отпустите
кнопку мыши, ячейки изменят своё местоположение.
Чтобы скопировать ячейки
таким способом, удерживайте клавишу Ctrl
в процессе перетаскивания. При этом рядом с указателем мыши, имеющим форму
стрелки, появится знак «плюс», указывающий, что вы копируете данные.
Примечание. Хорошим способом изменения положения ячеек является щелчок
правой кнопкой мыши на границе выделенного диапазона с последующим
перетаскиванием указателя мыши. После того, как вы отпустите кнопку мыши,
появится меню, включающее в том числе и команды Переместить, Копировать
и Отменить.
2.2. Специальная вставка
При перемещении и
копировании ячеек описанным способом учитывается вся содержащаяся в них
информация. Это относится как к формулам и примечаниям, так и к параметрам
форматирования. В Excel предусмотрена возможность вставки данных в
отформатированную таблицу. Чтобы избежать повторного форматирования вставленных
данных, нужно вставлять значения без параметров форматирования.
Данная возможность
реализуется только при использовании команды Копировать. Например, если вы хотите скопировать только формулы или
значения, сначала выделите исходный диапазон ячеек и активизируйте команду Правка | Копировать. Затем переместите
указатель ячейки в левую верхнюю ячейку диапазона, в котором планируете
выполнить вставку, и выберите команду
Правка | Специальная вставка. Для
этой цели можно воспользоваться также командами контекстного меню. В результате
откроется диалоговое окно для определения типа вставляемой информации (рис.2).
Рис.2.
Диалоговое окно Специальная вставка
Установив соответствующий
переключатель в диалоговом окне Специальная
вставка, можно вставить всю
содержащуюся в ячейке информацию (все),
только формулы (формулы), значения (значения), параметры форматирования (форматы) или примечания (примечания).
При активизации
переключателя значения из исходного
диапазона копируется не сама формула, а только результат ее вычисления.
Например, если ячейка в исходном диапазоне содержит формулу =10+56, то в месте
назначения будет вставлено число 66.
Вставить только
заполненные ячейки позволяет опция Пропускать
пустые ячейки.
2.3. Транспонирование таблицы
С помощью команды Специальная вставка легко
транспонировать таблицы, т.е. менять местами строки и столбцы. Для этого
выделите всю таблицу и выберите команду Правка
| Копировать. Затем установите указатель ячейки в незаполненной области
рабочего листа и выберите команду Правка | Специальная вставка. В открывшемся диалоговом окне установите переключатель
Транспонировать и нажмите кнопку ОК. В результате на рабочем листе появится
транспонированная таблица.
2.4. Вставка и удаление ячеек
Вставка ячеек также
связана с выделением, поскольку количество вставленных ячеек зависит от
количества ячеек в выделенном диапазоне. Чтобы вставить в таблицу строки (столбцы),
следует с помощью заголовков выделить столько строк (столбцов), сколько нужно
вставить, и выбрать команду Вставка | Строки
(Вставка | Столбцы). В результате этой операции существующие
строки смешаются вниз, а существующие столбцы – вправо. Удалять строки (столбцы)
позволяет команда Правка | Удалить.
В процессе вставки ячеек в диалоговом окне Добавление ячеек определяется способ смещения существующих ячеек.
Для выполнения операции удаления
необходимо сначала выделить удаляемые ячейки, а затем выбрать команду Правка | Удалить. При удалении ячеек открывается
диалоговое окно для указания способа смещения соседних ячеек.
Когда вы вставляете строку, столбец или ячейку в рабочий лист с существующим
форматированием, появляется кнопка Параметры
добавления. Так же, как и в случае с кнопками Параметры вставки и Параметры
автозаполения, нажатие на кнопку Параметры
добавления выводит меню, предлагающее выбрать, какой формат применить к
данной строке или столбцу.
3. Автозаполнение
Excel облегчает задачу
ввода в ячейки повторяющегося значения или наборов значений, называемых прогрессиями, что помогает экономить
время при вводе в отчёт групп слов, чисел или дат. Excel может также
самостоятельно продолжать прогрессию, основываясь на установленном образце.
Для ввода повторяющихся
или изменяющихся стандартным образом значений используйте свойство автозаполнение. Для начала поместите
указатель мыши на маркер автозаполнения
– маленький чёрный квадратик, расположенный в правом нижнем углу выделенной
ячейки. То, что указатель примет форму жирного чёрного крестика, означает
включение функции автозаполнения. Для создания прогрессии текста, чисел или дат
выделите несколько ячеек, чтобы определить образец, и, щёлкнув на маркере
автозаполнения, перетащите указатель мыши, выделяя ячейки, которые нужно
заполнить данными, как показано на рис. 3. Когда вы отпустите кнопку мыши, в
выделенных ячейках будут находиться новые значения. При этом также появляется
кнопка Параметры автозаполнения, которая
выводит меню с дополнительными опциями.
Заполнение ячеек данными происходит в
соответствии с рядом правил. При перетаскивании маркера автозапонения вниз или
вправо значения выделяемых ячеек увеличивается в соответствии с образцом. А при
перетаскивании маркера вверх или влево – значения уменьшаются.
В Excel есть несколько предопределенных
списков автозаполнения: квартал 1 … квартал 4; Январь
… Декабрь; Понедельник … Воскресенье.
При использовании функции автозаполнения Excel проверяет, является ли данное
значение элементом одного из встроенных списков. Если это так, выделенные
ячейки заполняются соответствующими значениями из списка в заданной последовательности
(см. рис.4).
Функцию автозаполнения можно
использовать для копирования данных, а также для заполнения ячеек, содержащих
одинаковые числовые значения. Чтобы автоматически увеличивать число на единицу,
в процессе перетаскивания маркера автозаполнения удерживайте клавишу Ctrl.
Для доступа к командам
автозаполнения можно воспользоваться дополнительным меню, появляющимся при
выборе команды Правка | Заполнить.
Если нужно определить, к
примеру, прогрессию чисел, увеличивающихся на некоторую величину, или указать
максимальное значение последовательности чисел, используйте диалоговое окно Прогрессия (рис. 5). Введите в ячейку исходное
число, выделите диапазон ячеек заполнения и активизируйте команду Правка | Заполнить | Прогрессия.
Рис. 5.
Диалоговое окно Прогрессия
По умолчанию в диалоговом
окне активизирован переключатель Арифметическая.
В этом случае значение каждой следующей ячейки вычисляется путём прибавления к значению
текущей ячейки числа, заданного в поле Шаг.
Если же переключатель установлен в положение Геометрическая, указанные значения перемножаются. Чтобы задать
последний член прогрессии, введите его в поле Предельное значение.
В диалоговом окне Прогрессия наряду с арифметическими и геометрическими
прогрессиями можно создавать ряды дат (переключатель Даты). Если включена опция Автоматическое
определение шага, поле Шаг
недоступно, поскольку программа автоматически вычисляет значение шага на основе
ранее введённых данных.
4. Оформление таблицы
После ввода и
редактирования информации в ячейки листа Excel можно отформатировать данные,
чтобы подчеркнуть важные факты и сделать лист более лёгким для чтения. Excel предоставляет
множество разнообразных средств для создания профессионально оформленных и
наглядных таблиц.
Перед выполнением команды форматирования
следует выделить ячейку или область ячеек, на которую должно распространяться
действие команды. Если диапазон ячеек не выделен, параметры форматирования
присваиваются одной активной ячейке.
4.1. Изменение форматов чисел
В Excel числовым
значениям по умолчанию присваивается формат Общий.
Значения в этом формате отображаются в том виде, в каком они введены с
клавиатуры. Можно поменять представление числа в ячейке, выбрав параметры
форматирования на вкладке Число
диалогового окна Формат ячеек, показанного
на рис. 6.
Рис. 6. Диалоговое окно Формат ячеек, открытое на вкладке Число
Для открытия этого окна можно
воспользоваться командой Формат | Ячейки, командой Формат ячеек контекстного меню или
комбинацией клавиш Ctrl+1.
Чтобы пользователю было
легче ориентироваться, форматы объединены в категории (один формат может
принадлежать к разным категориям): Общий,
Числовой, Денежный, Дата, Время
и т.д.
После выбора категории
принадлежащие к ней форматы отображаются в поле справа.
Более удобный и быстрый
способ форматирования ячеек – использование кнопок панели инструментов
форматирования (рис. 7).
Рис. 7.
Кнопки форматирования панели инструментов
Кнопка Денежный формат служит для присвоения
денежного стиля. Существует возможность изменить символ валюты, используемый по
умолчанию в Excel и других приложениях Windows. Для этого нужно открыть Панель управления и дважды щёлкнуть на значке Язык и региональные стандарты, затем
выбрать нужный язык и страну на одноимённой вкладке.
Кнопка Процентный формат предназначена для
присвоения ячейкам процентного стиля. Кнопка Формат с разделителями позволяет разделять разряды чисел при помощи
запятой, а кнопки Увеличить разрядность и Уменьшить
разрядность – увеличивать и уменьшать число цифр, отображаемых после десятичной
запятой.
4.2. Изменение шрифтов и цвета текста
Для изменения вида
шрифтов используется вкладка Шрифт
диалогового окна Формат ячеек. Как и
в Word, здесь можно выбрать тип, стиль и цвет шрифта, которым записываются
данные в выделенных ячейках, установить тип подчёркивания текста и включить
эффекты Зачеркнутый, Верхний индекс, Нижний индекс.
Изменять вид шрифтов
можно также с помощью кнопок панели инструментов Форматирование: 
.
4.3. Выравнивание содержимого ячеек
Как уже говорилось, в
Excel вводимые данные выравниваются автоматически: текст – по левому краю, а
числа – по правому. Автоматическое выравнивание данных при вводе происходит
только в том случае, если для заполняемых ячеек предварительно не были заданы
другие параметры выравнивания. Способ выравнивания данных в ячейках
определяется во вкладке Выравнивание
диалогового окна Формат ячеек.
Различают выравнивание по
горизонтали и вертикали. По умолчанию в поле По горизонтали установлено значение по значению, а в поле По
вертикали – значение по нижнему краю.
Для изменения горизонтального или вертикального выравнивания выберите
подходящий вариант выравнивания в соответствующем раскрывающемся списке. При
выравнивании по вертикали данные смещаются по высоте ячейки, а при выравнивании
по горизонтали – по ширине.
Можно также выровнять текст по горизонтали
с помощью кнопок панели инструментов.
Выбор варианта С заполнением (только для
горизонтального выравнивания) приводит к тому, что данные, введённые в ячейку,
повторяются до тех пор, пока не заполнят всю ячейку целиком.
Ещё один, новый вариант
выравнивания – Распределенный –
похож на выравнивание По ширине, но
при этом высота ячейки увеличивается таким образом, чтобы весь текст был виден
одновременно.
Кроме того, в Excel можно
размещать содержимое ячейки под определенным углом. Для этого в поле Ориентация перетащите маркер поворота в
нужном направлении или задайте точное значение угла в расположенном ниже текстовом
поле. Щелчок на панели с вертикальной надписью Текст приводит к повороту на 90 градусов не надписи в целом, а
каждой из составляющих её букв. Этот полезный визуальный эффект используется
для написания коротких заголовков столбцов. Примеры изменения ориентации текста
показаны на рис. 8.
Рис. 8.
Результат изменения ориентации текста в различных ячейках
В результате установки
опции Переносить слова символы,
которые не помещаются в ячейку, переносятся в следующую ее строку.
Вследствие активизации
опции Автоподбор ширины размер
шрифта автоматически уменьшается, если ширины колонки недостаточно для правильного
воспроизведения данных.
4.4. Изменение ширины столбцов и высоты строк
Наглядность таблицы во
многом зависит от правильного выбора ширины столбцов и высоты строк. В Excel нельзя
изменить ширину одной или нескольких ячеек столбца и высоту одной или
нескольких ячеек строки. Нужно изменять размеры всех ячеек строки или столбца.
Изменять ширину столбца
наиболее удобно с помощью мыши. Поместите указатель мыши между двумя заголовками
столбцов таким образом, чтобы он приобрел вид двунаправленной стрелки.
Переместите, удерживая нажатой левую кнопку мыши, край столбца влево или вправо.
Двойной щелчок мышью на правой разделительной линии заголовка столбца приводит
к установке его оптимальной ширины.
С помощью мыши можно одновременно
изменить ширину нескольких столбцов. Для этого следует выделить те из них,
ширина которых должна быть одинаковой, и установить посредством мыши желаемую
ширину одного столбца. Как только вы отпустите кнопку манипулятора, заданная
ширина будет установлена для всех выделенных столбцов.
Изменение высоты строки
выполняется так же, как изменение ширины столбца. Кроме того, высота строки
изменяется и при установке другого размера шрифта.
Чтобы ввести точное
значение ширины столбца или высоту строки, воспользуйтесь командами меню Формат. Выбор команды Столбец и Строка приводит к появлению дополнительного меню, в котором нужно
выбрать соответственно варианты Ширина
и Высота, а затем установить
необходимые значения.
С помощью команд Столбец | Автоподбор ширины и Строка | Автоподбор высоты можно определить оптимальную ширину столбца и
высоту строки. Ширина определяется с учетом длины содержимого ячеек. При этом
для каждого столбца устанавливается своя оптимальная ширина. Высота строки
изменяется в соответствии с самым высоким символом.
4.5. Границы и заливка
В Excel имеется целый
арсенал средств, позволяющих улучшить визуальное восприятие таблицы. Путем
добавления рамок, цветов, палитр и теней можно добиться повышения наглядности
таблицы и облегчить работу с содержащимися в ней данными. Используя различные
рамки и варьируя ширину столбцов и высоту строк, пользователь может создать
любой бланк (формуляр).
Для создания обрамления нужно выбрать вкладку Граница диалогового окна Формат
ячеек. Быстро добавлять границы позволяет также кнопка Границы панели инструментов Форматирование.
Ещё один удобный вариант
– рисование границ с помощью панели инструментов Границы, показанной на рис.
9. Чтобы сделать её видимой, выберите команду Нарисовать границы.
Эта панель даёт доступ ко всем
средствам Excel, предназначенным для создания границ. При этом можно работать
непосредственно с ячейками листа. Для рисования линий выберите их стиль и цвет
и затем используйте указатель мыши, чтобы добавить границу. Если вы хотите
нарисовать полную сетку, а не только внешнюю границу, выберите в раскрывающемся
списке слева вариант Сетка по границе
рисунка. Сама кнопка используется для включения и отключения режима рисования
линий.
После добавления границ к ячейке
можно также изменить цвет её фона. Для этого используется вкладка Вид окна диалога Формат ячеек. Можно не только изменить цвет фона ячейки, но и выбрать
цветной узор.
В Excel можно создавать копии рамок.
Во-первых, рамка копируется вместе с содержимым при копировании ячейки.
Во-вторых, копии рамок образуются при автозаполнении. Следует принять во
внимание, что при перемещении ячеек заданные для них линии рамки и цвет фона
также перемещаются в новую позицию. При этом в исходной позиции параметры
форматирования удаляются. Перемещение ячеек из отформатированного диапазона
может привести к появлению «дыр» в таблице. Для перемещения только содержимого
ячеек следует использовать команду Правка
| Специальная вставка.
Удалить рамку можно двумя способами. Первый
способ заключается в использовании команды Правка
| Очистить | Форматы. В этом случае удаляются и другие параметры форматирования
ячейки. Чтобы удалить только рамку, следует отменить параметры, установленные
во вкладке Граница диалогового окна Формат ячеек. Для возвращения
выделенным ячейкам исходного цвета выберите команду Нет заливки из раскрывающегося меню кнопки Цвет заливки 
панели инструментов Форматирование.
5. Поиск и замена данных
Команда Найти меню Правка позволяет точно определить строку символов и переместиться в
место, где она находится. В Excel в качестве строки могут фигурировать любые
комбинации символов – слово или его часть, числовое значение, имя ячейки или их
диапазона и даже функции и операторы, используемые в формулах.
После нахождения строки
программа позволяет произвести автоматическую замену её содержимого. Для этого
используется вкладка Заменить диалогового
окна Найти и заменить (рис.3).
Задание параметров на
вкладке Заменить ускоряет процесс
поиска. Можно указать, например, регистр букв в строке поиска. При
установленном флажке Ячейка целиком
программа ищет только ячейки, содержимое которых в точности совпадает со
строкой поиска.
Рис.3. Окно
диалога Найти и заменить, открытое
на вкладке Заменить
В Excel 2003 можно также
указывать формат строки поиска и строки замены. С помощью раскрывающегося
списка Искать можно указать, следует
ли искать в пределах одного листа или по всей книге.
Нажатие кнопки Найти все приводит к появлению в нижней
части окна списка всех подходящих значений. Выделение любого из пунктов этого
списка приводит к выделению соответствующей ему ячейки.
10. проведение вычислений в microsoft excel
10.1. Автоматическое вычисление
Для вычисления некоторых промежуточных
значений или проверки правильности вычислений не обязательно создавать
дополнительные формулы или использовать калькулятор. Достаточно выделить нужный
диапазон ячеек, открыть контекстное меню функции автовычисления (рис. 10.1),
выполнив щелчок правой кнопкой
мыши в соответствующей
области строки состояния, и указать,
какую именно информацию о данных вы хотите получить.
Рис. 10.1.
Пример использования функции автовычисления
Команды этого контекстного
меню перечислены в табл. 10.
Команды
контекстного меню функции автовычисления Таблица 10
|
Команда |
Назначение |
|
Сумма |
Определение
суммы всех числовых значений из ячеек выделенного диапазона |
|
Максимум |
Определение
максимального значения в ячейках выделенного диапазона |
|
Минимум |
Определение
минимального значения в ячейках выделенного диапазона |
|
Количество чисел |
Подсчет
количества числовых значений в выделенном диапазоне |
|
Количество значений |
Подсчет
количества ячеек, содержащих данные, в выделенном диапазоне |
|
Среднее |
Вычисление
среднего арифметического всех числовых значений, расположенных в выделенном
диапазоне |
|
Нет |
Отмена
режима автовычисления |
10.2. Формулы
Excel может производить
очень сложные вычисления с введенными данными, а, кроме того, автоматически
обновлять информацию при изменении данных. Это возможно благодаря формулам.
10.2.1. Ввод формул
Формула может содержать
функции и математические операторы, порядок вычисления которых соответствует
принятому в математике. Для управления порядком вычислений используются круглые
скобки. Результатами вычисления формул, включающих арифметические операторы,
являются числовые значения, а формул с операторами сравнения – логические
значения (True (Истина) или False (Ложь)).
Ввод формулы начинается со знака =. Видя этот знак, Excel понимает, что
вводится формула, и обрабатывает её иначе, чем числовые данные или текст. Ввод
каждой формулы завершается нажатием клавиши Enter. После
этого в ячейке появится результат вычислений. Однако фактическим содержимым
ячейки по-прежнему является формула, которая будет отображаться в строке формул
при каждой активизации этой ячейки, а также в режиме редактирования этой ячейки
(установить этот режим позволяет клавиша F2).
Кроме числовых значений,
знаков математических операций, функций, формулы обычно содержат ссылки на
ячейки. Например, если в ячейку введена формула =В5+С5, то в результате в этой
ячейке будет число, равное сумме чисел в ячейках В5 и С5 (рис. 10.2).
Ссылки позволяют использовать в одной формуле данные из различных областей
рабочего листа и рабочей книги. Ссылка на ячейку представляет собой просто указание
её адреса (В5). Можно сделать ссылку
на интервал ячеек, например, ссылка А2:С6 подразумевает, что в формулу будет
введён интервал ячеек, начиная с ячейки, расположенной в первом столбце второй
строки, до ячейки в шестой строке третьего столбца.
Рис. 10.2. Пример использования
формулы сложения
Способ создания формул
состоит в следующем:
1. Выберите ячейку, в которой надо
отобразить результат.
2. Введите знак =.
3. Щёлкните на первой ячейке, которую
необходимо включить в формулу. В результате вокруг этой ячейки появится
пунктирная «бегущая» рамка, а в итоговой ячейке – адрес.
4. Ведите знак операции.
5. Щёлкните на следующей ячейке формулы.
6. Повторяйте шаги 4 и 5, пока вся
формула не будет введена.
7. Завершите ввод, нажав клавишу Enter или щелчком на кнопке Ввод 
в строке формул. Не переходите до этого к
другой ячейке: Excel включит её в формулу!
Этот способ удобен в
случае необходимости создать ссылки на ячейки, которые находятся на большом
расстоянии одна от другой.
Возможна комбинация
адресов и числовых значений. Заголовки
строк и столбцов могут быть использованы как ссылки в формулах без создания
имен.
При построении таблицы
для каждой переменной величины целесообразно отводить ячейку и при вводе формул
использовать только адрес ячейки. Тогда при изменении величины придется
изменить только значение в этой ячейке. Формулы, содержащие ссылку на эту
ячейку, будут автоматически обновлены.
10.2.2. Копирование формул
На практике часто
приходится выполнять одинаковые вычисления для различных данных. Поэтому
формулы тоже можно копировать из одной ячейки в другую. Удобно копировать
формулы и посредством функции автозаполнения.
10.2.3. Относительные и абсолютные ссылки
Ссылки в формуле
указывают на позицию ячеек относительно активной ячейки. Таким образом, адреса
ячеек в ссылках при копировании формулы автоматически изменяются. Такие ссылки
называются относительными ссылками
на ячейку. Например, запишем в ячейку А3
формулу =А1+А2, скопируем эту формулу из А3 в ячейку В3. В результате в ячейке В3
мы увидим формулу =В1+В2, т.е. ссылки изменились
автоматически. Таким образом, относительная ссылка означает, что при
копировании формулы в другие ячейки вдоль по строке (столбцу) в формулу будут
подставляться данные из ячеек, сдвинутых относительно начальной настолько,
насколько изменилось местоположение копируемой формулы.
Если ссылка при
копировании не должна изменяться, то используют так называемые абсолютные ссылки на ячейку. В этом
случае указывается позиция ячейки на рабочем листе. Поэтому при копировании или
перемещении формул указанная в абсолютной ссылке ячейка не изменяется. Признаком
абсолютной ссылки является знак доллара ($). Вернемся к рассмотренному выше
примеру. Если мы изменим формулу в ячейке А3
следующим образом: =А1+$A$2, то при копировании в ячейке В3 обнаружим: =В1+$A$2, т.е.
относительная ссылка автоматически изменилась, а абсолютная – нет.
Помимо относительных и абсолютных ссылок
существуют также смешанные, которые
являются комбинацией абсолютной и
относительной ссылок. Например, ссылка вида $С4 состоит из абсолютной ссылки на
столбец и относительной ссылки на строку. При копировании формулы, содержащей такую
ссылку, она всегда будет относиться к столбцу С, в то время как индикатор строки будет изменятся. Соответственно,
в ссылке вида С$4 номер строки зафиксирован, в то время как ссылка на столбец
меняется.
Примечание. В режиме редактирования вид ссылки можно изменять с помощью
клавиши F4: при
однократном нажатии относительная ссылка превращается в абсолютную (абсолютная
– в относительную), а при повторном нажатии – в смешанную.
10.2.4. Ссылки на листы и книги
Формулы могут содержать
ссылки на другие листы рабочей книги и даже на другие книги. Создавая эти
ссылки, нужно соблюдать определенные правила, чтобы избежать появления ошибок
при вычислениях. Например, в ссылке на другой рабочий лист необходимо указывать
имя этого листа.
При решении сложных задач
переменные величины удобнее размещать на отдельном листе, поскольку это ускоряет
поиск нужной ячейки и изменение её содержимого.
В ссылке на другой лист
имя листа указывается перед адресом ячейки и отделяется от него восклицательным
знаком, например: Лист2!А1.
Что же произойдет с
формулой, содержащей ссылку на другой лист, в результате переименования или
перемещения этого листа? Имя листа, являющееся составной частью ссылки в
формуле, при переименовании листа автоматически изменяется. Перемещение или
копирование листа не влияет на вид формулы, поскольку его имя остается прежним.
При копировании или перемещении влияющих ячеек на другие рабочие листы имя
листа в ссылке автоматически обновляется.
Если удалить лист, на содержимое
которого существует ссылка в формуле, соответствующие ссылки заменятся
значением ошибки #ССЫЛКА, а результат вычислений не будет отображаться. После
удаления содержимого влияющей ячейки ее значение при вычислениях будет
считаться равным 0.
Ссылка на ячейку из
другой рабочей книги (внешняя ссылка) создается аналогичным образом.
10.3. Функции
Excel предоставляет в
распоряжение пользователей множество специальных функций, которые можно
применять в вычислениях. К особенностям Excel следует отнести широкий набор
математических, статистических функций и методов оптимизации. Использование
функций позволяет эффективно обрабатывать фрагменты текста, решать самые
разнообразные задачи с использованием дат и времени, создавать произвольные
условные операции, основанные на логических функциях.
Аргументы функции
указываются после её названия в круглых скобках. Скобки вводятся с клавиатуры.
Адрес диапазона ячеек, содержимое которых должно использоваться в качестве
аргументов функции, вставляется в результате выделения диапазона с помощью
мыши.
На формулы с функциями не
накладываются ограничения, как на другие формулы. Их можно копировать обычным
образом, учитывая тип ссылки (относительная или абсолютная). Допускается
использование в качестве аргументов ссылок на диапазоны из других листов и
книг.
10.3.1. Использование функций
Одной из самых
используемых является функция суммирования. Именно поэтому панель инструментов Стандартная содержит кнопку Автосумма, которая экономит время при
составлении формул.
Перед тем, как нажать эту
кнопку, выделите ячейку, в которую нужно поместить конечный результат. Щелчок
на кнопке Автосумма приведёт в автоматическому
выделению соседних ячеек, которые будут использоваться в качестве аргумента
функции, и помещению итоговой формулы в строку формул. Например, если выделить
ячейку, расположенную под столбцом цифр, ваш экран будет выглядеть как показано
на рис. 10.3. Нажмите клавишу Enter, если вас устраивает выделенный диапазон.
Если нет – используйте кнопку мыши для выделения нужного набора ячеек. Для отмены
команды Автосумма нажмите клавишу Esc.
Рис. 10.3.
Результат нажатия кнопки Автосумма
Можно использовать
функцию суммирования также для сложения значений нескольких диапазонов ячеек.
Например, формула =СУММ(А3:А8;С3:С8) складывает значения шести ячеек в
столбце А и шести ячеек в столбце С. Напомним, что выделение диапазонов
ячеек, расположенных на некотором расстоянии друг от друга, осуществляется при
нажатой клавише Ctrl.
Функция может служить
аргументом другой функции. Такие функции называются вложенными. Рассмотрим, как
применять вложенные функции.
Пример
Создайте таблицу с
данными о температуре воздуха в некоторых городах мира за одну неделю (см. рис.
10.4). Необходимо определить минимальную температуру за неделю в различных городах,
а также максимальное из минимальных значений.
Для этого введите в
ячейку В12 формулу =МИН (В4:В10). Скопируйте эту формулу в ячейки С12:Е12. В результате применения функции, определяющей минимальное значение,
мы установим минимальную температуру в разных городах. Чтобы определить
максимальное из минимальных значений, введите в ячейку В13 формулу =МАКС (В12:Е12).
Полностью решить данную
задачу можно и с помощью одной-единственной формулы (которую нужно вставить в
ячейку В13):
=МАКС (МИН
(В4:В10); МИН (С4:С10); МИН (D4:D10); МИН (Е4:Е10)).
Рис. 10.4.
Пример использования вложенных функций
Формируя вложенные
функции, следует учитывать, что первой вычисляется функция во внутренних
скобках.
Существует множество
задач (например, округление значений), решать которые на много легче, используя
вложенные функции. Для округления чисел в Excel предназначена функция ОКРУГЛ,
синтаксис которой несколько отличается от синтаксиса уже знакомых нам функций
СУММ, МИН и МАКС. Аргументами функции ОКРУГЛ являются число или ссылка и
количество десятичных разрядов результата.
В процессе работы с функциями
следует использовать Мастер функций.
В этом случае аргументы устанавливаются в диалоговом окне, что исключает
появление ошибок, вероятность возникновения которых имеет место при вводе
функции с клавиатуры.
В случае ошибочного ввода
функции (например, пользователь забыл указать обязательный аргумент, количество
закрывающих скобок не соответствует количеству открывающих и т.д.) появляется
сообщение об ошибке.
10.3.2. Мастер функций
Мастер функций предназначен
для упрощения работы с функциями. Чтобы запустить Мастер функций, щёлкните на
кнопке 
в строке формул.
Для выбора функций предназначен
список в левой части строки формул (появляется после ввода знака =). Этот список содержит имена десяти
функций, использовавшихся последними. Если нужной функции нет в списке, следует
выбрать элемент Другие функции,
вследствие чего откроется диалоговое окно Мастер Функций (рис. 10.4). Это окно открывается
также в результате вызова команды Вставка | Функция.
Все функции Excel сгруппированы
по категориям, имена которых отображаются в списке Категория. В поле Выберите
функцию приводится перечень функций выбранной категории. В нижней части
окна отображается краткое описание отмеченной функции и её синтаксис.
Рис. 10.4. Диалоговое
окно Мастер функций
После выбора функции щёлкните
на кнопке ОК, при этом появится второе
окно диалога Аргументы функции, с
помощью которого задайте аргументы. Программа снабжает пользователя подсказкой
о том, какие аргументы являются обязательными, а какие нет.
Существует несколько
способов задания аргументов. Рассмотрим некоторые из них на примере вставки
функции СРЗНАЧ для вычисления среднего значения. Количество аргументов функции
не должно превышать 30. В окне диалога Аргументы
функции для ввода каждого аргумента функции предусмотрено отдельное поле.
Сначала таких полей два (рис. 10.5), но по мере ввода аргументов количество
полей увеличивается.
Рис. 10.5.
Диалоговое окно Аргументы функции
после выбора аргументов
В качестве аргумента можно
задавать числовое значение, адрес ячейки (абсолютный или относительный), адрес
или имя диапазона. После ввода аргумента справа от поля ввода отображается
значение из указанной ячейки.
Для завершения ввода
функции нажмите кнопку ОК. Результат
вычислений появится в итоговой ячейке.
10.3.3. Присвоение имен ячейкам и их диапазонам
Чтобы понять смысл
функции было проще, можно присвоить имя ячейке или диапазону ячеек и затем
использовать его в вычислениях. Например, вы можете присвоить ячейкам E4:E10 (рис. 10.3) имя Москва, и тогда
формула для нахождения минимального значения для этих ячеек будет выглядеть
следующим образом: =МИН (Москва).
Имена должны начинаться с
буквы и не могут содержать пробелы. Рекомендуемая длина имени – 15 знаков.
Для того, чтобы присвоить имя ячейке или диапазону ячеек, выделите набор
ячеек вместе с их заголовком (заголовок будет использован в качестве имени выделенного
диапазона) и выберите команду Вставка | Имя | Создать.
Нажмите кнопку ОК.
Можно также, выделив
набор ячеек, ввести имя в текстовое поле Имя,
расположенное в строке формул. Этот метод используется, когда нужно присвоить
набору ячеек имя, отличное от их заголовка.
Чтобы избежать ошибок при
написании имён в формулах, используйте команду Вставка | Имя | Вставить. Чтобы получить доступ
к редактированию и удалению имён активизируйте команду Вставка | Имя | Присвоить. В диалоговом окне Присвоение имени вы можете выделить имя
и напечатать новый вариант, при необходимости изменить диапазон ячеек.
10.4. Типы функций
10.4.1. Математические функции
Среди функций, которые предлагает
пользователю Excel, одну из наиболее многочисленных категорий образуют
математические и тригонометрические функции. Применение этих функций позволяет
значительно ускорить и упростить процесс вычислений. В качестве аргументов
математических функций выступают, как правило,
числовые значения.
В списке математических
функций есть все наиболее распространенные и часто используемые функции:
тригонометрические функции, экспонента, логарифмы (включая натуральный и
десятичный), квадратный корень, возведение в степень и т.п. Кроме того, есть несколько
различных функций округления, функции преобразования из градусной меры в радианную и наоборот, преобразования
числа из арабской системы исчисления в римскую и т.д.
Есть также функции,
выполняющие действия с матрицами. Действия с
матрицами имеют свои особенности. Поэтому рассмотрим несколько примеров.
Транспонирование матрицы
Пусть дана матрица A = 
.
Расположите числа этой
матрицы в ячейках А3:С5. Выделите
место под транспонированную матрицу, например, ячейки Е3:G5. Вызовите мастер функций (кнопка на строке формул). В открывшемся диалоговом
окне в списке Категория выберите Математические,
а в списке Выберите функцию – ТРАНСП. Откроется диалоговое окно Аргументы функции. В поле ввода Массив задайте диапазон ячеек с
исходной матрицей (вручную или с помощью мыши). Затем нажмите клавиши CTRL+SHIFT+ENTER, чтобы распространить результат на всю
выделенную область.
Произведение двух матриц
Так же, как и в
предыдущем примере, нужно выделить диапазон ячеек для матрицы-результата и
вызвать мастер функций. В списке функций выберите МУМНОЖ, откроется диалоговое
окно, имеющее два поля ввода Массив 1
и Массив 2. Введите в эти поля
диапазоны ячеек с числами первой и второй матриц, затем нажмите клавиши CTRL+SHIFT+ENTER. Количество столбцов
массива 1 должно быть таким же, как количество строк массива 2.
10.4.2. Текстовые функции
Большое количество
функций предназначено для обработки текста. С помощью этих функций можно
преобразовывать прописные литеры в строчные, текстовые значения в числовые и обратно,
а также выполнять целый ряд других операций. В качестве аргументов текстовых
функций используются, как правило, цепочки символов.
Рассмотрим пример
использования текстовых функций.
Создание инициалов
Имеется список, содержащий фамилии, имена и отчества людей
(заполняется вручную с клавиатуры). Требуется создать новый список, содержащий
фамилии и инициалы (новый список будет формироваться автоматически, используя
информацию в ячейках исходного списка).
Разместите исходную таблицу как
показано на рис. 10.6 и заполните вручную. Для порядковых номеров (столбец А) используйте автозаполнение.
Результирующую таблицу разместите,
например, в столбце В, начиная со строки 13. В ячейку В13 введите формулу: =B4&" "&ЛЕВСИМВ(C4)&"."&ЛЕВСИМВ(D4)&"." .
Скопируйте эту формулу
вниз по столбцу В. В результате в
ячейках В13:В17 появятся фамилии и
инициалы людей, перечисленных в исходной таблице. Теперь любые изменения,
внесенные в исходную таблицу, автоматически отразятся в результирующей таблице.
Примечание. В используемой формуле В4 – фамилия, & – знак объединения символьных
фрагментов. Далее следует пробел (символ
пробел заключен в кавычки, т.к. является текстовой константой). ЛЕВСИМВ – функция
из списка (находится в разделе Текстовые),
возвращает первый (самый левый ) символ текстовой строки, в нашем примере
функция ЛЕВСИМВ(С4) возвращает первый символ имени. “.” – текстовая константа
«точка». Далее функция ЛЕВСИМВ(D4) – возвращает первый символ отчества, после
которого снова ставится точка.
10.4.3. Функции даты и времени
Excel преобразует
значение даты и времени суток в так называемые сериальные числа, которые используются
при вычислениях. Эти числа должны быть заданы в качестве аргумента дата_в_числовом_формате. Число 1
соответствует значению даты 01/01/1900, максимальное значение 65380 – дате
31/12/2078.
Значения времени суток также
преобразуются в сериальные числа с десятичными разрядами. Например, значение 0,00001 соответствует
первой секунде.
Рассмотрим пример
использования функций даты и времени.
Определение стажа
Пусть имеется таблица, содержащая
следующие сведения о сотрудниках: фамилия, имя, отчество, начало трудовой
деятельности. Требуется добавить данные о стаже.
Занесите исходные данные
в ячейки В4:Е8 вручную (рис. 10.7), а в
ячейку F4 запишите
формулу:
=ГОД(СЕГОДНЯ()-E4)-1900+МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ()-E4)/12
.
С помощью автозаполнения скопируйте
формулу на все последующие ячейки
столбца F. Результат может выглядеть
странно, т.к. значения в ячейках отображаются в формате Дата. Изменим его на Числовой
с 2 знаками после запятой (команда Формат | Ячейки, вкладка Число).
Заполненная таким образом таблица не
требует изменений в дальнейшем. С течением времени данные о стаже в ней будут
автоматически обновляться при открытии этого файла. Т.е. если вы откроете эту
таблицу через год, то увидите, что стаж всех сотрудников увеличился на один
год.
Рис. 10.7.
Пример использования функций даты и времени
Примечание. Функция СЕГОДНЯ() возвращает текущую дату в числовом
формате. У этой функции нет аргументов. Функция ГОД возвращает год, соответствующий
аргументу дата_в_числовом_формате. Год определяется как целое в интервале
1900-9999. В нашем примере в качестве аргумента используется разность дат
сегодняшней и начала работы. Функция МЕСЯЦ возвращает месяц, соответствующий
аргументу дата_в_числовом_формате. Месяц определяется как целое в интервале от
1 (Январь) до 12 (Декабрь). В качестве аргумента этой функции также
используется разность дат сегодняшней и начала работы, затем количество месяцев
делится на 12, т.е. определяется доля года.
10.4.4. Логические функции
Логических функций в Microsoft Excel шесть: ЕСЛИ, И, ИЛИ,
ИСТИНА, ЛОЖЬ, НЕ.
Рассмотрим пример
использования логических функций.
Назначение стипендии по результатам сессии
Пусть имеются следующие
сведения о студентах: фамилия, имя, отчество, средний балл по результатам
сессии. Необходимо определить вид стипендии, назначаемой каждому студенту.
Занесите исходные данные
в ячейки В3:Е7 вручную (рис. 10.8), а в ячейку F3 запишите формулу:
=ЕСЛИ(E3<4; "нет
стипендии"; ЕСЛИ(E3>=4,5; "повышенная стипендия";
"обычная стипендия")) и скопируйте её на все последующие ячейки столбца F.
Рис. 10.8.
Пример использования логической функции
В этой формуле использована
логическая функция ЕСЛИ. Эта функция имеет три аргумента. Первый аргумент – условие,
далее следуют два аргумента, которые определяют содержимое ячейки в случае,
если условие выполняется – аргумент 2, и , если условие неверно – аргумент 3.
В нашем примере функция
ЕСЛИ используется дважды, при чем вторая функция служит аргументом первой, т.е.
эти функции вложенные.
При изменении среднего
балла автоматически будет изменяться значение в ячейке «Вид стипендии».
10.5. Поиск и исправление ошибок в вычислениях
Применение вычислений на
рабочем листе решает много проблем при работе с данными. Однако всегда
существует возможность того, что в ваших формулах есть ошибки. Excel облегчает
поиск ошибок в формулах, определяя, какие ячейки использовались в вычислениях и
описывая все обнаруженные ошибки.
Excel обозначает ошибки несколькими способами. Первый способ – отображение
кода ошибки в ячейке, содержащей формулу, в которой обнаружена ошибка. Когда
ячейка с ошибкой является активной ячейкой, рядом появляется кнопка Ошибка. Вы можете щёлкнуть на стрелке
этой кнопки для открытия меню, в котором отображается информация об ошибке и
способы её исправления. В табл. 11 приведены наиболее общие коды ошибок и их
значения.
Часто
встречающиеся значения ошибок Таблица 11
|
Код ошибки |
Описание |
|
# # # # # |
Ширина
столбца недостаточна для того, чтобы вместить значение |
|
# ЗНАЧ! |
В
формулу введён неверный тип аргумента (например, текст, где должны быть
значения ИСТИНА или ЛОЖЬ) |
|
# ИМЯ! |
Формула
содержит текст, который не распознаётся Excel (например, неизвестный диапазон
ячеек) |
|
# ССЫЛКА! |
Формула
ссылается на несуществующую ячейку (это может произойти, если, например,
ячейки были удалены) |
|
# ДЕЛ / 0! |
Попытка
деления на ноль в формуле |
Если вы хотите видеть
ошибочные элементы формулы в виде текста в диалоговом окне, можно использовать
диалоговое окно Контроль ошибок (команда
Сервис | Проверка наличия ошибок). В
этом окне можно видеть ошибку и формулу в ячейке, где допущена ошибка.
Другой способ
предотвратить ошибки в формулах – убедиться, что соответствующие ячейки
содержат необходимые для формулы значения. Например, вы хотели вычислить
среднюю стоимость какого-либо списка товаров, но случайно написали формулу,
ссылающуюся на названия товаров, а не на их цены. Такую ошибку можно обнаружить
посредством обозначения влияющих ячеек,
т.е. ячеек, значения которых используются в формуле активной ячейки. Ячейки,
использующие для своих вычислений значения в других ячейках, называются зависимыми ячейками, т.е. результаты их
собственных вычислений зависят от содержимого других ячеек.
Excel определяет зависимости
ячеек, отображая синюю стрелку проверки от влияющей ячейки к активной ячейке
или, наоборот, от активной ячейки к зависимой.
Чтобы программа
отобразила стрелки, выберите команду Сервис
| Зависимости формул и укажите необходимый пункт в подменю (Влияющие ячейки или Зависимые ячейки).
Отслеживать зависимости удобно с помощью панели инструментов Зависимости. Чтобы открыть ее, воспользуйтесь
командой Сервис | Зависимости формул |
Панель зависимостей.
Пример
Пусть в ячейках А1 и А2:А5 содержатся некоторые
числа. В ячейку В2 запишите формулу =$А$1*A2, с помощью автозаполнения скопируйте эту формулу в ячейки В3:В5. Активизируйте ячейку А1 и выберите команду Сервис
| Зависимости формул | Зависимые ячейки или щёлкните по кнопке 
на панели инструментов Зависимости. В таблице появятся линии трассировки с синими
стрелками, исходящими от активной ячейки и указывающими на зависимые ячейки в
таблице. Чтобы отобразить стрелки для влияющих ячеек, активизируйте ячейку В5 и нажмите кнопку Влияющие ячейки 
.
Если ячейка содержит
значение ошибки, то с помощью кнопки 
панели инструментов Зависимости можно быстро обнаружить её источник.
Кнопки 
, 
и 
предназначены для того, чтобы убрать стрелки.
10.6. Ограничение при вводе данных
Чтобы избежать ошибок при
вводе данных в таблицу, для отдельных ячеек можно установить ограничения на
допустимые значения. Ограничения могут накладываться как на тип данных в
ячейке, так и на диапазон возможных значений. Необходимо выделить ячейки, а
затем меню Данные активизировать
команду Проверка. Откроется окно Проверка вводимых значений.
Перейдите на вкладку Параметры. Прежде всего, определите тип
данных в поле Тип данных. Можно, например,
разрешить ввод только целых чисел или значений времени. В поле Значение выберите критерий проверки:
больше, не равно и т.д. В остальных полях (их количество зависит от критерия)
установите граничные значения.
На вкладке Сообщение для ввода можно ввести текст
сообщения, которое появляется на экране при активизации ячейки, на которую
наложены ограничения.
Вкладка Сообщения об ошибке предназначена для
составления сообщения, выводимого на экран при неправильном вводе.
В ячейках, на которые
наложены ограничения, неверные данные могут появиться в результате вычисления
формулы. Чтобы найти такие ячейки, необходимо активизировать панель
инструментов Зависимости и щёлкнуть
по кнопке Обвести неверные данные 
.
В результате ячейки, содержащие неверные значения, будут обведены кружком.
11. диаграммы в microsoft excel
Excel предоставляет в
распоряжение пользователей множество функций для создания и форматирования
диаграмм.
Значение диаграмм как графической формы
представления числовых данных трудно переоценить. Они позволяют не только
повысить наглядность излагаемого материала, но и отобразить соотношение различных
значений или динамику изменения показателей. В Excel предусмотрены средства
работы с диаграммами различных типов.
11.1. Элементы диаграммы
Excel предоставляет в
распоряжение пользователя различные функции для работы с диаграммами. Для
создания диаграмм лучше всего использовать панель инструментов Диаграммы или Мастер диаграмм.
Диаграмму можно поместить
на лист диаграмм или на лист с данными, на основе которых она создана.
Приведем наиболее важные
понятия.
В зависимости от вида
графического представления данных диаграммы различаются по типу. Excel предлагает
пользователю целый ряд различных типов
диаграмм (см. рис. 11.1).
Значение одной строки
(столбца) таблицы на диаграмме отображаются как ряд данных.
Значение каждой ячейки
столбца отображается на диаграмме в виде маркера (маркером может быть точка,
сегмент круга, столбик и т.д.).
По умолчанию значения
строки образуют ряд данных, а
значение столбца – категорию. При необходимости можно изменить ориентацию данных на диаграмме.
Диаграмма связана с ячейками
соответствующей таблицы динамически, т.е. изменения в таблице приводят к
автоматическому изменению рядов данных на
диаграмме.
Рис. 11.1.
Типы диаграмм в Excel
11.2. Мастер диаграмм
Перед тем, как приступить
к созданию диаграммы, необходимо спланировать этот процесс. Так как диаграммы
строятся на основе табличных данных, для начала нужно создать лист, содержащий
эти данные.
Процесс создания
диаграммы управляется Мастером диаграмм. Вызвать Мастер диаграмм можно с
помощью команды Вставка | Диаграмма или, щёлкнув по кнопке 
панели инструментов Стандартная.
Рассмотрим процесс
создания диаграммы на простом примере:
1. Подготовьте лист, содержащий строки и
столбцы информации, на основе которых будет построена диаграмма. Добавьте к ним
заголовки, если вы хотите включить их в диаграмму. Пример исходных данных
показан на рис. 11.2.
2. Выделите диапазон ячеек, содержащий данные,
необходимые для построения диаграммы. Выделенный
фрагмент должен содержать ячейки с названиями строк и столбцов, которые
впоследствии будут использованы в легенде диаграммы, а также на самой диаграмме
в качестве меток осей. При создании диаграммы можно использовать данные,
расположенные в несмежных ячейках (в частности, строка заголовков столбцов
может быть отделена от выделенных ячеек пустой строкой). В нашем примере
выделите данные, как показано на рис. 11.2.
Рис. 11.2.
Данные, необходимые для построения диаграммы
3. Запустите Мастер диаграмм. На экране
появится первое диалоговое окно, в котором выберите тип диаграммы (рис. 11.1).
Данное окно содержит две вкладки Стандартные
и Нестандартные. В списке Тип первой вкладки следует выбрать тип
диаграммы, а в поле Вид – её формат,
т.е. способ представления. Диаграммы одного типа можно отформатировать
по-разному. Рекомендуется выбирать такой формат, который в наибольшей степени
соответствует цели построения диаграммы. В дальнейшем формат диаграммы можно
изменить. Если вас не устраивают стандартные типы диаграмм, то можно перейти на
вкладку Нестандартные и создать
собственный тип диаграмм. В нашем примере мы построим заданную по умолчанию
гистограмму.
4. Нажмите кнопку Далее для перехода к следующему этапу создания диаграммы. На экране
появится второе диалоговое окно Мастера диаграмм, в котором нужно будет указать
источник данных диаграммы. Имена ячеек, выделенных в процессе второго шага,
теперь можно видеть в текстовом поле Диапазон
на вкладке Диапазон данных. При
необходимости эти адреса можно изменить. Селекторные кнопки в строках и столбцах области Ряды позволяют изменить
ориентацию данных. Вкладка Ряд (рис.
11.3) предназначена для добавления и удаления рядов данных. Чтобы добавить
подписи по оси Х, щёлкните на кнопке свёртки окна, расположенной справа от поля
ввода Подписи по оси Х. Выделите
диапазон А4:А7 и нажмите Enter.
Рис. 11.3.
Вкладка Ряд диалогового окна второго
этапа Мастера диаграмм
5. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к третьему окну Мастера диаграмм. Диалоговое
окно Параметры диаграммы
используется для задания заголовков, легенд и подписей к данным и содержит
шесть вкладок. Вкладка Оси
используется для режима отображения меток на осях диаграммы. Вкладка Линии сетки позволяет нанести на диаграмму
масштабную сетку. На вкладке Легенда
можно указать, нужна или нет на диаграмме легенда и задать положение легенды
относительно диаграммы (по умолчанию она справа). Вкладка Таблица данных позволяет разместить рядом с диаграммой таблицу
значений, на основании которых построена диаграмма. На вкладке Заголовки ведите заголовок диаграммы и
названия осей, как показано на рис. 11.4 и щёлкните по кнопке Далее.
Рис. 11.4.
Окно Мастера диаграмм Параметры
диаграммы
6. Откроется последнее диалоговое окно
мастера диаграмм – Размещение диаграммы.
Оно позволяет выбрать местоположение диаграммы: на отдельном листе или на листе
с исходной таблицей. В нашем примере установите переключатель в положение Имеющемся (рис. 11.5).
Рис. 11.5.
Выбор в окне мастера местоположения диаграммы
7. Нажмите кнопку Готово. После этого созданная диаграмма появится на рабочем листе
(рис.11.6). Обратите внимание, что диаграмма в данный момент выделена и вокруг
неё находятся восемь маркеров выделения. Чтобы снять выделение, щёлкните в
любом месте листа.
Рис. 11.6. Итог создания диаграммы,
встроенной в лист с данными
8. Диаграммы, как и другие объекты,
можно разместить в любом месте листа, перемещая с помощью мыши. Для изменения
размеров диаграммы используйте маркеры выделения. Кроме того, у готовой диаграммы
можно поменять любые параметры форматирования (цвета, линии, надписи, размеры и
т.д.). Достаточно выделить изменяемый элемент диаграммы (щёлкнув по нему
мышью), открыть его контекстное меню (правой кнопкой мыши) и выбрать команду Формат.
11.3. Форматирование диаграмм
Каждый раз при выделении
диаграммы происходит изменение в главном меню. Вместо пункта Данные появляется пункт Диаграмма. Команды этого меню
предназначены для изменения вида диаграммы.
Также для форматирования
используется панель инструментов Диаграммы,
показанная на рис. 11.7. В числе прочего, она имеет раскрывающийся список Элементы диаграммы, в котором можно
выбрать объект, предназначенный для редактирования. Многие кнопки этой панели
инструментов соответствуют командам меню Диаграмма.
Чтобы сделать панель инструментов Диаграммы
видимой, выберите команду Вид | Панели инструментов | Диаграммы.
Рис. 11.7.
Панель инструментов Диаграммы
С помощью панели
инструментов Диаграммы можно быстро
создать на рабочем листе диаграмму без Мастера диаграмм. Для этого откройте панель
инструментов Диаграммы и выделите в
таблице ячейки для построения диаграммы. Откройте список типов диаграмм (кнопка
)
и выберите нужный тип. На рабочем листе появится диаграмма, созданная с
использованием параметров форматирования, установленных по умолчанию.
11.3.1. Примеры использования диаграмм в учебном процессе
С помощью Мастера
диаграмм удобно создавать и обрабатывать различные графики.
Например, при обработке результатов лабораторных работ
можно создать таблицу расчётных (теоретических) значений, построить график
зависимости исследуемых параметров с помощью Мастера диаграмм. При построении
теоретических кривых рекомендуется выбирать в качестве типа графика Гладкие графики на вкладке Нестандартные. Затем после выполнения
лабораторной работы к исходной таблице можно
добавить строку (столбец) экспериментальных данных. В диаграмме также добавить ряд данных. Для этого нужно выделить
диаграмму (щёлкнуть по ней мышью), выбрать команды Добавить данные в меню Диаграмма.
Откроется диалоговое окно Новые данные (рис. 11.8).
Рис. 11.8.
Диалоговое окно команды Добавить данные
Укажите в поле Диапазон ячейки с экспериментальными
данными и нажмите ОК. В следующем
диалоговом окне Специальная вставка
активизируйте необходимые параметры и нажмите ОК, в поле диаграммы появится новый график.
Кроме того, можно
построить трёхмерную диаграмму (тип диаграммы – Поверхность). При этом на диаграмме хорошо просматриваются минимумы
и максимумы заданной функции (можно использовать диаграмму для проверки решений
своих заданий из курса математики).
12. Обмен данными между приложениями OfFice 2003
Сфера применения
вычислительной техники необычайно широка, и круг задач, которые решаются с
помощью современных компьютеров, невозможно охватить одной, даже самой мощной
программой. Поэтому при решении сложных задач приходится работать с несколькими
приложениями. При этом неизбежно возникает
проблема обмена данными.
Приложения Office поддерживают несколько способов обмена данными.
Материалы данного обзора помогут вам выбрать наиболее подходящий в каждом
конкретном случае способ обмена данными. Приложения, между которыми происходит
обмен данными, будем называть приложением-приёмником
и приложением-источником. Можно также
употреблять термины файл-источник и файл-приёмник или документ-источник и документ-приёмник.
12.1. Различные способы обмена данными
Самый простой способ
объединения в одном документе данных из других программ – использование команд
копирования и перемещения меню Правка,
которые имеются во всех приложениях Office. Такой способ обмена данными
происходит статически.
При использовании статического копирования или статического перемещения данные
становятся составной частью документа в приложении-приёмнике. С
приложением-источником они уже не связаны. Этот тип копирования или перемещения
обычно используется при работе с одним документом или несколькими документами
одного приложения. При копировании и перемещении данных из одного приложения в
другое не всегда имеется возможность их редактирования в приложении-приёмнике.
Если данные были конвертированы в формат, который поддерживает приложение-приёмник,
редактирование возможно. Например, можно редактировать текст, скопированный из
книги Excel и вставленный в документ Word. Если данные не могут быть конвертированы
в формат, доступный приложению-приёмнику, редактированию они не подлежат, хотя
их можно вывести на печать или просмотреть на экране. Так, например, происходит
при копировании растрового изображения из графической программы в документ
Word.
Для обмена данными между
программами Office можно также воспользоваться технологией
связывания и внедрения объекта, называемой OLE (Object Linking and Embedding). OLE позволяет вставлять данные,
созданные в одной программе, в файлы другой программы. Например, можно вставить
рабочий лист Excel в документ Word.
В зависимости от наличия
связи между исходным и конечным файлами, вставленные объекты могут быть связанными или внедрёнными. В первом случае данные хранятся в файле-источнике, а
файл-приёмник содержит лишь сведения о местонахождении исходного файла.
Внедрённый объект становится частью файла-приёмника и не зависит от изменений
файла-источника.
Хотя редактирование
связанного и внедрённого объекта осуществляется в исходной программе
(приложении-источнике), связанный объект изменяется только при изменении
файла-источника. Изменение же внедрённого объекта никак не отражается на файле-источнике.
Выбор способа вставки
объекта зависит от конкретной ситуации. Связывание объектов обеспечивает
своевременное обновление и синхронизацию данных. Внедрение объекта не требует
наличия исходного файла, но приводит к увеличению размера документа.
12.2. Копирование и перемещение данных
Чтобы скопировать или
переместить данные из одного приложения Office в другое, выполните следующие
действия:
1. Выделите данные в
приложении-источнике и выберите команду Правка
| Копировать или Правка | Вырезать.
2. Активизируйте приложение-приёмник и
установите курсор в предполагаемом месте вставки.
3. В строке меню приложения-приёмника выберите
команду Специальная вставка. В
результате откроется диалоговое окно Специальная
вставка (рис. 12.1).
4. В диалоговом окне Специальная вставка установите переключатель
в положение Вставить и в списке Как выберите требуемый формат. Можно
выбрать любой формат за исключением того, что содержит слово объект. Дело в
том, что выбор объектного формата повлечёт не статическое копирование, а
внедрение.
5. Нажмите кнопку ОК для вставки данных и закрытия диалогового окна.
Вместо действий,
описанных в пунктах 3 – 5, можно выбрать команду Правка | Вставить или нажать комбинацию клавиш Ctrl + V. При этом будут вставлены данные в формате,
принятом по умолчанию и, как правило, в
приложении-приёмнике будет отображена кнопка Параметры вставки. Нажмите эту кнопку и выберите любой из первых
трёх пунктов меню, чтобы выполнить статическое копирование.
12.3. Связывание и внедрение данных
12.3.1. Общие принципы установки связей между документами
Для передачи и
последующего связывания данных можно использовать как документ в целом, так и
его часть. Чтобы передать и связать данные из части документа, выполните
следующие действия:
1. Выделите данные в документе-источнике
и выберите команду Правка | Копировать.
2. Перейдите в документ-приёмник и
установите курсор в том месте, куда нужно вставить копируемый объект. В строке
меню приложения-приёмника выберите команду Правка
| Специальная вставка.
3. В диалоговом окне Специальная вставка установите переключатель Связать и выберите подходящий формат данных в списке Как (рис. 12.1). Нажмите кнопку ОК.
Рис. 12.1.
Диалоговое окно Специальная вставка
Состав списка форматов Как зависит от типа приложения-источника
и вида данных. В разделе Результат
диалогового окна появляется описание формата после его выбора в списке Как. Для большинства способов обмена данными
существуют четыре основных формата:
4 Объект. При
выборе такого формата чтобы запустить приложение-источник и получить
возможность обрабатывать с его помощью объект, достаточно выполнить двойной
щелчок на объекте или его пиктограмме (если была установлена опция изображать в виде значка). После завершения
работы с приложением-источником объект в приложении-приемнике обновляется.
4 Текст в формате RTF. При выборе этого формата текст будет вставлен в документ-приемник со
значительной частью элементов форматирования, принятых в документе-источнике.
4 Неформатированный текст. При использовании этого формата внедряемый объект теряет
форматирование документа-источника и приобретает признаки форматирования документа-приемника.
4
Рисунок.
При выборе этого формата внедряемый объект становится рисунком независимо от
того, был ли он рисунком или текстом в исходном документе. Это означает, что
его можно будет перемещать и масштабировать как единое целое.
Для связывания целого
документа выполните следующие действия:
1. В документе-приёмнике установите
курсор в место предполагаемой вставки данных.
2. В строке меню приложения-приёмника выберите
команду Вставка | Объект. В
диалоговом окне Вставка объекта раскройте
вкладку Создание из файла.
3. Установите флажок Связать с файлом и в поле Имя файла введите имя файла
документа-источника или найдите этот файл с помощью кнопки Обзор.
4. Нажмите кнопку ОК.
12.3.2. Связывание документов Word
Для связи двух документов
Word можно воспользоваться командой Правка
| Специальная вставка или командой Вставка | Файл. В тех случаях, когда
нужно вставить часть документа, следует пользоваться командой Специальная вставка.
Поскольку текст в
различных документах может быть отформатирован по-разному, для того, чтобы
связываемый текст был вставлен в формате документа-приёмника в поле списка Как диалогового окна Специальная вставка необходимо выбрать
опцию Неформатированный текст. Для
того чтобы сохранить элементы форматирования документа-источника необходимо
вставлять его как Текст в формате RTF.
Когда курсор находится
внутри связываемой области документа-приемника, вся область выделяется серым
цветом. Хотя связанный текст можно редактировать в документе-приёмнике,
внесенные во время редактирования изменения будут утеряны при обновлении связи.
Серый фон напоминает о том, что выделенную часть редактировать не следует.
Информация о наличии и
характере связей отображается в диалоговом окне Связи (команда Правка | Связи),
показанном на рис. 12.2.
Рис. 12.2.
Диалоговое окно Связи
Обновление связей может
происходить автоматически, если выбрана соответствующая кнопка. При установке
опции По запросу обновление происходит
при открытии или распечатке файла документа-приёмника, при нажатии клавиши
обновления полей F9.
12.3.3 Связывание таблицы Excel и документа Word
Процедура связывания таблицы
Excel и документа Word не отличается от связывания двух документов
Word , рассмотренного выше.
Наиболее важный момент при связывании
таблицы с документом заключается в выборе формата.
При выборе формата Объект таблица будет вставлена как
объект приложения Excel и может быть редактирована в Excel после двойного
щелчка мышью по этому объекту.
Для того чтобы вставить
таблицу в виде таблицы, а не как обычный текст, следует выбрать формат Текст в формате RTF. При этом обычно
приходится отредактировать ширину столбцов и высоту строк, чтобы таблица
выглядела аккуратно.
Если выбрать формат Неформатированный текст, таблица будет
вставлена не в виде таблицы, а в виде обычного текста, причем данные различных
ячеек будут разделены знаками табуляции.
При выборе форматов Рисунок и Точечный рисунок таблица вставляется как рисунок и будет редактироваться
средствами Excel при двойном щелчке мышью по рисунку. При связывании диаграммы
Excel с документом Word следует всегда выбирать формат Рисунок.
Вообще приложение Word хорошо
«подготовлено» к интеграции Excel-таблицы в документ в качестве объекта. В
стандартной панели инструментов Word имеется кнопка Добавить таблицу Excel 
,
которая служит для вставки таблицы Excel в качестве объекта в документ Word.
После щелчка на этой кнопке и выбора размера таблицы в документ будет вставлена
пустая таблица.
12.3.4. Внедрение данных
При внедрении объектов
все действия выполняются аналогично связыванию, только в диалоговом окне Специальная вставка активизируется
опция Вставить вместо Связать, а в списке Как нужно выбрать любой из форматов, содержащий слово «объект». Для
внедрения документа в целом в диалоговом окне Вставка объекта нужно снять флажок Связь с файлом.
При внедрении документа
связь с исходной информацией отсутствует, однако сохраняется возможность
редактирования внедренного документа инструментами и средствами
приложения-источника. При редактировании с использованием
этой технологии меню и панель инструментов приложения-приёмника заменяются на
меню и инструменты приложения-источника. Но при этом пользователь остается в
исходном документе и видит окружающий текст или данные. Для такого способа
внедрения существует специальный термин – редактирование на месте (in-place-editing).
Пример такого редактирования нам уже встречался при работе с редактором формул Microsoft Equation 3.0.
Библиографический список
Хэлворсон М. Эффективная работа: Office XP: пер. с англ. / М. Хэлворсон, М. Янг. СПб.: Питер, 2005.
1072 с.: ил.
Microsoft Office System 2003. Русская версия. Шаг за шагом / Пер. с англ. М.: СП
ЭКОМ, 2004. 992 с.: ил.
Куртер Дж. Microsoft Office 2000: учебный курс: пер. с англ. / Дж. Куртер, А.Маркви. СПб.: Питер, 2002.
640 с.: ил.
Саблина Н.Г. Информатика: конспект лекций /
Н.Г. Саблина. Екатеринбург: Изд-во
УМЦ-УПИ, 1999. Ч.2. 84 с.
Доросинский Л.Г. WORD и EXCEL:
делопроизводство и расчеты / Л.Г. Доросинский.
Екатеринбург: УГТУ, 1996. 126 с.: ил.